دستور العمل کوکاکولا یکی از بهترین اسرار در جهان است. این دارو توسط یک داروساز توسعه داده شده است و بیش از 100 سال است که فقط برای چند کارمند ممتاز از نزدیک محافظت می شود و می شناسند. کوکاکولا یک برند جهانی موفق بر روی آن ساخت و رقبا به شدت آن را شکار کردند. به طور مشابه دستور سرهنگ سندرز از 11 گیاه و ادویه برای KFC و فرمول WD-40 نیز اسرار محرمانه ای هستند که به ساخت محصولات شاخص شرکت آنها کمک کرده است.
متأسفانه بسیاری از مدیران حتی نمی دانند اسرار تجاری چیست، چه رسد به اینکه چگونه از آنها محافظت کنند و در نتیجه از آنها استفاده کنند. این اصطلاحی است که اغلب در جلسات قانونی مطرح می شود، اما حقیقت این است که اسرار تجاری پیچیده هستند و می توانند تأثیر فوق العاده ای بر سود شرکت داشته باشند. آنها اطلاعات فوق‌العاده ارزشمندی برای یک شرکت هستند، با این حال اغلب کارمندان شرکت، از جمله افسران، نمی‌دانند که چگونه بهتر است آنها را مخفی نگه دارند.
اگر یک راز تجاری ضعیف مدیریت شود، یک شرکت می تواند به سرعت مزیت رقابتی خود را از دست بدهد: اگر کسی راهی برای تکرار دستور العمل سری آن بیابد و فرمول آن را در اینترنت پست کند، چه اتفاقی برای کوکاکولا می افتد؟بنابراین، برای نظارت مؤثر بر اسرار تجاری خود چه کاری می توانید انجام دهید؟چگونه از حفظ اسرار شرکت خود مطمئن می شوید؟
ابتدا باید بفهمید راز تجاری چیست، زیرا نمی توانید از چیزی که نمی دانید دارید محافظت کنید. برای C-suite، اسرار تجاری شامل هر گونه اطلاعات ممتازی است که می تواند برای شرکت شما مزیتی در بازار ایجاد کند. این ممکن است شامل هویت مشتری و اطلاعات قیمت، پروژه های تحقیقاتی فعلی و حتی پروژه های شکست خورده باشد. در مورد WD-40، نام این محصول از چهلمین تلاش دانشمندان در سال 1953 برای دستیابی به فرمول "جابجایی آب" برای حلال جلوگیری از زنگ زدگی و چربی زدا برای صنعت هوافضا گرفته شده است. نه تنها آن فرمول یک راز تجاری است، بلکه فرمول‌ها و کارهایی که در 39 تلاش قبلی انجام شد نیز یک راز تجاری است. اگر یک رقیب به تنهایی از آن تلاش های ناموفق مطلع شود، ممکن است همچنان در زمان تحقیق و توسعه زیادی صرفه جویی کند.
در مرحله بعد، C-suite باید بفهمد چه کسی به اسرار تجاری آن دسترسی دارد، به ویژه تفاوت بین افراد داخلی و خارجی.
خودی شرکت ها افراد و سازمانهایی هستند که وظیفه قانونی شرکت را دارند. البته کارمندان از نظر قانونی موظفند اطلاعات اختصاصی یک شرکت را با اعتماد به نفس در اختیار داشته باشند و از اطلاعات خود یا مزایای دیگران کپی ، فاش یا استفاده نکنند. اما خودی ها همچنین شامل اشخاص ثالث مانند کارمندان قرارداد ، مشاوران ، تأمین کنندگان و مشتریان هستند.
افراد خارجی همه افراد دیگر هستند. آنها هیچ تعهدی قانونی برای داشتن اطلاعات اختصاصی یک شرکت در اعتماد به نفس ندارند. آنها غریبه هایی هستند که عموم مردم را شامل می شوند و همچنین احزاب پیشرفته تری مانند متخصصان اطلاعات رقابتی ، هکرها ، خبرنگاران و رقبا را شامل می شوند.
شرکت ها برای محافظت از اسرار با ارزش خود به مسافت های زیادی می روند. KFC به تازگی یک خانه جدید و با تکنولوژی بالا برای دستور العمل اصلی دست نوشته سرهنگ از سال 1940 ساخته است. ایمن دیجیتال جدید Fireking بیش از 770 پوند وزن دارد و در دو پا بتن با یک سیستم نظارتی و فیلم 24 ساعته محصور شده استواداگر مردم سعی در سرقت دستور العمل نداشته باشند ، این نوع امنیت لازم نخواهد بود.
برای اینکه بتوانید از اسرار خود محافظت کنید ، باید درک کنید که مردم چگونه می توانند به آنها برسند. حصار ساخته شده در اطراف دفتر خود را تصور کنید. این حصار بیانگر اقدامات امنیتی شرکت است و در آن جایی است که اطلاعات اختصاصی تهیه ، استفاده و ذخیره می شود. خودیها آزادانه در داخل و خارج از دفتر حرکت می کنند ، در حالی که ورود و خروج خارج از کشور با دقت کنترل می شود. به راحتی می توان فهمید که چگونه در چنین شرایطی خودی ها و افراد خارجی به طور یکسان می توانند به اسرار تجاری دسترسی پیدا کنند. هنگامی که خودی ها به داخل و خارج از شرکت حرکت می کنند ، اطلاعات اختصاصی با آنها حرکت می کند-در ذهن آنها ، در رایانه های قابل حمل و رسانه هایی مانند نقشه ها ، CD-ROM ها و درایوهای فلش USB. محموله های پستی ، پیک و بسته های خارج از کشور همچنین می توانند اطلاعات اختصاصی را برای ترک دفتر فراهم کنند. افراد خارجی معمولاً با سیستم های نشان و اسکورت وارد می شوند و ممکن است در حالی که در داخل شرکت هستند به اطلاعات اختصاصی دسترسی پیدا کنند.
اگر تمام راه های انتقال اطلاعات ، مانند اتصال به اینترنت و خدمات پستی خود را از بین ببرید ، می توانید اطلاعات خود را ایمن کنید و بازدیدکنندگان را برای بازدید از شرکت ممنوع کنید. شما در آن زمان مشکلات امنیتی نخواهید داشت ، اما توانایی خود را برای انجام تجارت از بین می برید. علاوه بر این ، شما هنوز هم باید اجازه دهید کارمندان خود شبانه به خانه بروند و آنها اطلاعات اختصاصی را در سر خود حمل می کنند.
هر شرکتی نمی تواند اسرار تجاری خود را در یک طاق ، مانند WD-40 و KFC قفل کند. هیچ گلوله نقره ای برای محافظت از مخفی تجارت ، هیچ ویجت سخت افزاری یا برنامه نرم افزاری یا فرآیند کنسرو شده وجود ندارد که می توانید برای امنیت شما خریداری کنید. اما راه حل اساسی ساده است: شما باید از کارمندان خود برای محافظت از اسرار خود استفاده کنید. و از آنجا که قبلاً به آنها پرداخت می کنید ، هیچ هزینه اضافی خارج از جیب را متحمل نمی شود. کارمندان پایه و اساس یک برنامه مؤثر در حمایت از مخفی تجارت هستند.
یک استراتژی موفق مستلزم آن است که همه کارمندان شرکت کنند و مدیریت به طور واضح و صریح فرهنگ مخفی تجارت را شرح می دهد. شما فقط نمی توانید چند کارمند را به عنوان یک گروه حفاظت از مخفی تجارت نامگذاری کنید ، یا برخی از محصولات امنیتی جدید را نصب کنید ، در حالی که بقیه کارمندان شما طبق معمول تجارت خود را ادامه می دهند. شما باید حمایت از هر کارمند شرکت را برای تلاش برای فرهنگ آگاهی مخفی تجارت کامل ثبت کنید.
آگاهی فرهنگی بسیار مؤثرتر از آموزش کارکنان صرف ، به ویژه آموزش جدید کارمندان است ، زیرا یک تجربه یادگیری واحد با گذشت زمان از حافظه محو می شود در حالی که یک فرهنگ مخفی تجارت سالم خود را تقویت می کند. اما اگر C-suite اغلب اسرار تجاری را درک نمی کند ، کارمندان حتی بیشتر گیج می شوند. برای اینکه یک فرهنگ مخفی تجارت مؤثر باشد ، مدیریت باید به طور مؤثر اهداف خود را به کارمندان منتقل کند. این امر بیشتر از "در اینجا خط مشی اطلاعات اختصاصی جدید است-آن را بخوانید ، اینجا را امضا کنید و آن را برگردانید."
مدیران ارشد باید کار کنند تا اطمینان حاصل کنند که کارکنان اسرار تجاری شرکت را درک می کنند و مسئولیت های آنها برای آنها چیست. آنها باید بدانند که خطرات مربوط به اطلاعات مخفی شرکت خطرات مربوط به درآمد ، درآمد و قیمت سهام آن و در نهایت در مورد مشاغل خود است. تلاش های مدیریت برای محافظت از اسرار تجاری شرکت ، تلاش برای محافظت از مشاغل کارمندان ، گزینه های سهام آنها و حقوق بازنشستگی آنها است. کارمندان باید این را بدانند.
همچنین باید به آنها یادآوری کرد که هر نوع اطلاعات شرکت می تواند یک راز تجارت باشد ، از جمله هویت تأمین کننده ، تغییرات قیمت آینده ، فعالیت های تحقیق و توسعه و سیاست های شرکت ها-هر چیزی که می تواند به یک رقیب کمک کند تا در برابر شرکت رقابت کند. در این دوره از فناوری بالا ، کارمندان همچنین باید درک کنند که هرگونه نامه الکترونیکی ناامن ممکن است رهگیری شود ، هر مکالمه ممکن است شنیده شود و هر صفحه نمایش رایانه ای در یک مکان عمومی خوانده شود. کوشش و عقل سلیم باید بخشی از فرهنگ مخفی تجارت باشد. هنگامی که یک راز تقسیم می شود ، مهم نیست که دلیل آن ، برای همیشه از بین می رود.
اگر کارمندان نقش خود را در فرهنگ مخفی تجاری بدون ابهام و متعهد درک کنند ، سیاست های امنیت اطلاعات شرکت به احتمال زیاد پذیرفته و دنبال می شوند. بدون این که درک همه کتابچه های سیاست شرکت و ارتباطات سیاست در جهان بی ارزش باشد. تجسم فرهنگ در هر سطح از مدیریت به کارمندان کمک می کند تا انتظارات شما را درک کنند. هر مدیرعامل نباید با فرمول مخفی تجارت خود با خیال راحت در دست خود به Times Square در پشت اسب سوار شود-همانطور که گری ریج ، رئیس جمهور و مدیرعامل WD-40 ، در 50 سالگی شرکت خود. اما مطمئناً صدمه دیده است.
R. Mark Halligan ، شریک با موسسه حقوقی Nixon Peabody ، به عنوان یک دادخواست مالکیت معنوی با محوریت و اجرای اسرار تجاری ، یک عمل گسترده را توسعه داده است. دیوید هااس مدیر ارشد ارشد بخش مشاوره پزشکی قانونی و دادرسی FTI است و در شیکاگو مستقر است. نظرات بیان شده در این مقاله از نویسندگان است و نه از مشاوره FTI.
