فهرست مطالب می تواند بین یک سند متوسط و یک سند عالی تفاوت ایجاد کند. مزایای استفاده از TOC را بیاموزید و یک درس سریع در تولید TOC در Word بیاموزید.
اگر یک چیز باشد که من نوشتن مستندات برای نرم‌افزار و سایر روش‌ها را یاد گرفته‌ام، این است که مردم یک فهرست مطالب خوب (TOC) را دوست دارند. من تقریباً در هر سندی که ایجاد می‌کنم، یک TOC اضافه می‌کنم، و وقتی کسی سندی را به من می‌دهد تا آن را ویرایش کنم و زیبا کنم، هر زمان که مناسب باشد، یک TOC اضافه می‌کنم.
برای ثبت، اجازه دهید بگویم که راه اشتباه برای تولید TOC، کپی و چسباندن - یا بدتر از آن تایپ مجدد - سرفصل‌های بخش در هر سند داده شده در یک TOC موقت است. فرآیند مستعد خطا است و نتیجه ثابت است و نمی‌توان آن را به‌روزرسانی کرد مگر با تلاش‌های دستی بیهوده‌تر.
برای آموزش روش صحیح تولید فهرست مطالب به شما و کاربرانتان، ستون این هفته یک دوره آموزشی در مورد ارزش TOC و نحوه استفاده از ویژگی TOC Word است.
شش مزیت TOC TOC شما می‌تواند در صفحه خودش ظاهر شود یا فقط چند خط در بالای صفحه اول سند شما ببرد. در هر صورت، یک TOC حداقل شش مزیت را به نویسندگان و گیرندگان اسناد فنی ارائه می دهد. به طور خاص، یک TOC خوب برنامه ریزی شده می تواند کمک کند:
- تاثیر خوبی گذاشتن . یک سند با فهرست مطالب ظاهر حرفه ای تری نسبت به سند بدون فهرست دارد.
- مواد خود را مرتب کنید. هنگامی که در حال ایجاد یا ویرایش یک سند هستید، یک TOC به ترسیم و سازماندهی افکار شما کمک می کند تا هیچ چیز مهمی را از قلم نیندازید.
- مدیریت انتظارات خوانندهTOC به خوانندگان دید سطح بالایی از محتوای سند می دهد. نویسنده می تواند از TOC برای تنظیم لحن و چارچوب سند استفاده کند.
- ارائه نقشه راهخوانندگان برای یافتن سریع اطلاعات مهم به نقاط مرجع آشنا نیاز دارند. شماره صفحه TOC به زمانی کمک می کند که کاربران یک نسخه چاپی را به دقت بررسی کنند. هنگام مشاهده یک کپی "نرم" از سند Word، کاربران می توانند با کلیک بر روی یک مورد در TOC از پیمایش به سبک وب لذت ببرند.(برای مطالعه بیشتر در مورد ایجاد پیوندهای سبک وب در اسناد Word، اینجا را کلیک کنید.)
- بحث سند را آسان تر کنید. آیا تا به حال در جلسه‌ای بوده‌اید که سندی را بررسی می‌کنید و نسخه‌ای که توزیع می‌شود، شماره صفحه نداشته باشد، چه برسد به فهرست مطالب؟استانداردی را برای اسنادی که نیاز به بحث گروهی دارند تنظیم کنید و یک TOC را در اسناد کلیدی خود بگنجانید.
- طرح آموزشی خود را تکمیل کنید. هنگام نوشتن کتابچه راهنمای کاربر یا مستندات برای استفاده به عنوان جزوه ای در آموزش فنی ، یکی از ترفندهای مورد علاقه من استفاده از طرح آموزشی من به عنوان نوشته های موجود در فهرست مطالب است. TOC به عنوان خلاصه اجرایی یا برگه تقلب برای محتوای سند عمل می کند.
ایجاد یک TOC برای یک سند چگونه برای نشان دادن روند ایجاد یک TOC اساسی ، من یک سندی را ایجاد کرده ام که در آن عناوین سطح بالا همه دستورالعمل هایی هستند که می توانند به عنوان یک برگه تقلب عمل کنند. شکل A نمونه نحوه اسناد را نشان می دهد.
من تصمیم گرفتم که صفحه اول سند شامل عنوان سند و جدول مطالب باشد. بنابراین من عنوان را به عنوان سند و فهرست مطالب در صفحه 1 تایپ کردم و سپس [CTRL] [را وارد کنید] برای وارد کردن یک صفحه دستی. در مرحله بعد ، من متنی را که می خواستم "به" ضربه "مطالب - فرای هایی که به عنوان عناوین بخش برای روند ما خدمت می کردند - فرمت کردم.
| شکل a |
| این سند نمونه نشان می دهد که تولید یک فهرست از مطالب چقدر آسان است. |
با نگاهی به سمت چپ پنجره سند نمونه ما ، متوجه خواهید شد که در صفحه سبک ها من تاکنون فقط دو سبک استفاده کرده ام: عادی و عنوان 1. من توضیح می دهم که چگونه می توانم مواردی را که به عنوان عنوان 1 به سمت آن می پردازند کپی کنمفهرست مطالب در یک لحظه
هنگامی که شما عیب یابی می کنید که چرا برخی از موارد ناخواسته همچنان به میزهای محتویات خود می پردازند ، نمایش منطقه سبک بعداً مفید خواهد بود. برای کنترل نحوه ظاهر شدن منطقه سبک ، به ابزارها بروید |گزینه ها |چشم انداز. در بخش Outline و Normal Options ، می توانید عرض منطقه سبک را از 0 تا 4. 15 ″ تنظیم کنید (برای کسانی که از اینچ به عنوان واحد اندازه گیری خود استفاده می کنید). پس از نمایش منطقه سبک ، می توانید با استفاده از آن بر روی آن و کلیک و کشیدن ، عرض آن را تنظیم کنید.
ایجاد TOC هنگام اتمام نوشتن و ویرایش بخش های مختلف سند چگونه ، به صفحه 1 بروید و نقطه درج را به خط زیر جدول متن محتویات منتقل کنید. سپس به درج |فهرست ها و جداول را کلیک کرده و روی جدول جدول مطالب کلیک کنید. بدون تغییر هر یک از تنظیمات پیش فرض ، [Enter] را فشار دهید یا بر روی OK کلیک کنید.
هنگامی که شما انجام می دهید ، Word در جدول مطالب هر پاراگراف فرمت شده با استفاده از سبک نامگذاری شده 1 ، همانطور که در شکل B نشان داده شده است ، کپی می کند. اگر تغییرات ویرایش را انجام می دهید ، مانند قرار دادن یا حذف صفحات از بدنه سند ، جدول را انتخاب کرده و [F9] را فشار دهید تا آن را به روز کنید.(شما می توانید کل جدول یا فقط شماره صفحه را به روز کنید.)
| شکل B |
| وقتی فهرست مطالب را ایجاد کردم، Word تمام موارد فرمت شده با سبک عنوان 1 را کپی کرد. |
تکالیف TOC شما Word با جستجوی متنی که با سبک های خاصی قالب بندی شده است، فهرست مطالب را تولید می کند. این باعث می شود که با قالب بندی مواردی که می خواستم در نمونه TOC ظاهر شوند، به عنوان سرفصل 1، یک TOC ابتدایی ایجاد کنید.
در ایجاد آن TOC تک سطحی، من فقط سطح یک ویژگی را خراش دادم که می تواند کیفیت اسناد فنی و آموزشی شما را افزایش دهد. کاربران ورد با انگیزه اکنون احتمالاً می‌خواهند بدانند: اگر بخواهم سطوح بیشتری مانند موارد Heading 1، Heading 2 و Heading 3 را در فهرست مطالب خود نشان دهم، چه؟اگر بخواهم ظاهر TOC را تغییر دهم چه؟
من در مورد تکنیک های پیشرفته TOC در ستون های آینده صحبت خواهم کرد. در این بین، تکلیف شما این است که فهرستی از مطالب را برای سند بعدی که برای مدیر، همتایان یا کاربران نهایی خود ایجاد می کنید، ایجاد کنید. به Insert | برویدفهرست ها و جداول |فهرست مطالب و شروع به آزمایش کنید.
برای نظر دادن در مورد این نکته، یا برای به اشتراک گذاشتن نکات پشتیبانی از Word مورد علاقه خود، نظری را در زیر ارسال کنید یا برای جف بنویسید.
